タイムスタンプと電子契約の保存：署名時刻、保管期間、検索性、サービス終了時のデータ

結論：署名の時刻と文書の存在時刻は別。タイムスタンプは存在時刻と非改変を補い、保管は「出せること」まで含めて設計する

電子契約は、署名を付けて終わりではありません。署名済みの記録を、必要な間、改変されていない状態で、必要なときに取り出して見せられるように保管してはじめて、紙の契約書を金庫にしまったのと同じ状態になります。保管の設計では、次の三つを区別すると整理できます。署名の時刻が確かか（時刻の証明）、その後に内容が変わっていないか（完全性）、必要なときに取り出せるか（可用性・検索性）です。

このページでは、署名時刻と存在時刻の違い、タイムスタンプの役割、保管期間の決め方、検索のしやすさ、サービスの解約・終了時のデータ、印刷した写しの扱いを、契約実務の観点で整理します。税務上の帳簿・書類の保存に関する定めは、本ガイドの対象外です。契約書そのものを、契約の性質に応じてどれだけ保管するかに絞って説明します。

署名時刻と文書の存在時刻：何が違うのか

電子契約サービスの署名済みの記録には、「署名した日時」が表示されます。この日時は、多くの場合、サービスのサーバーの時計に基づいて記録されたものです。一方で、契約の実務で問題になりやすいのは、「その契約書が、ある日時にすでに存在していたこと」と「その後、内容が書き換えられていないこと」を、後から第三者に示せるかどうかです。この二つは、似ているようで別の問いです。

電子署名は、署名後に内容が変更されたかどうかを確認できる仕組みですが、署名がいつ付けられたかを第三者に示すものとは限りません。署名の日時を、より客観的に示したい場合や、署名に使った証明書や鍵の有効期間が過ぎた後も、署名当時に有効だったことを示したい場合に、タイムスタンプが補う役割を果たします。

タイムスタンプと長期の保管：何を補う仕組みか

タイムスタンプは、電子データについて、ある時刻にそのデータが存在していたことと、その時刻以降、そのデータが変更されていないことを示す仕組みです。時刻の信頼できる基準に基づいて、時刻認証の事業者が付与します。電子契約サービスの中には、署名済みのファイルにタイムスタンプを付与して保管するものがあります。

国の制度としては、総務省が、時刻認証業務の認定に関する規程（令和3年総務省告示第146号）に基づき、一定の基準を満たす時刻認証業務を認定する制度を設けています。認定を受けた事業者は、総務省が公表しています。ただし、電子契約で締結した契約が有効に成立するために、認定を受けたタイムスタンプが法律上必須とされているわけではありません。契約の重要度や、争いになったときに時刻を示す必要性の高さに応じて、利用の要否を判断します。認定の要件や、認定事業者の最新の一覧は、総務省の公表資料で確認が必要です。

長期の保管で技術的に問題になるのは、署名に使った証明書の有効期間が過ぎた後、あるいは暗号の方式が将来的に弱くなった後でも、署名がかつて有効であったことを示し続けられるか、という点です。この問題に対応するために、署名にタイムスタンプなどの検証情報を重ねて付ける、長期署名と呼ばれる方式が使われることがあります。契約が長期にわたる場合は、サービスがこうした仕組みに対応しているか、あるいは、署名済みの記録とともに検証に必要な情報を保管できるかを、仕様で確かめます。長期署名の技術的な基準は、所管官庁や標準化団体の資料で確認が必要です。

保管期間の決め方：契約の性質と時効を手がかりにする

契約書をいつまで保管するかについて、電子契約だから特別な期間が決まるわけではありません。契約の性質と、契約に基づく権利・義務が続く期間、請求権の時効を手がかりに、自分たちで決めることになります。

民法166条1項は、債権は、債権者が権利を行使することができることを知った時から5年間行使しないとき、または、権利を行使することができる時から10年間行使しないときは、時効によって消滅する、と定めています。契約に基づく金銭の請求などの権利は、この時効の期間が一つの手がかりになります。契約が終わっても、これらの請求権が残る間は、契約書や署名の記録を確認できる状態にしておく必要があります。契約によっては、特別の時効期間や、時効が更新・完成猶予される場面があり、個別に確かめる必要があります。

保管期間を考えるときに見落としやすいのが、契約が変更・更新されたときの版の管理です。基本契約を結んだ後、覚書で一部を変更し、さらに更新を重ねると、現在有効な内容は複数の記録を重ねて読まなければ分からなくなります。古い版を、最新の版が出たという理由で早く廃棄してしまうと、過去の取引の内容を確かめられなくなります。契約の終了日だけでなく、各版の有効期間と、その版に基づく取引が残っている期間を、台帳に記録しておきます。

社内の文書管理の規程では、契約の種類ごとに保管期間を決め、一覧にしておくと運用しやすくなります。期間は一律に決めるのではなく、契約の重要度と、争いになった場合の影響の大きさに応じて、長短をつけます。

検索性と保管の運用：出せる状態を保つ

電子契約は、保管した記録を探せなければ、証拠として出せません。紙の契約書がファイルに綴じて棚に並んでいるのと違い、電子の記録は、名前の付け方や台帳の整理によって、探しやすさが大きく変わります。検索性と保管の運用の例を挙げます。

• ファイル名のルール：取引先、契約の種類、締結日などを、統一した順に含める。サービス上の自動の名前だけに頼らない。
• 契約台帳：契約の名称、相手方、締結日、期間、更新の有無、保管場所、署名済みファイルの保管先、担当者を、一覧で管理する。契約管理のサービスを使う場合も、署名済みの記録の保管先を台帳に書く。
• 署名済みファイルと署名の記録の分離保管：署名済みのファイルだけでなく、署名の記録（ログ、署名完了の証明書類）も一緒に保管する。サービス上でしか見られない記録は、可能な範囲でダウンロードしておく。
• バックアップ：サービス上と、自分たちの管理する場所の二か所以上に保管し、定期的に開けることを確かめる。
• アクセス権限：誰が契約の記録を見られるか、削除できるかを決め、退職者や担当替えに応じて見直す。
• 形式の陳腐化への備え：ファイル形式や署名の検証ツールが、将来も使えるかを定期的に点検する。

署名の記録の見方にも、触れておきます。多くのサービスは、署名の完了時に、署名者の名前やメールアドレス、署名の日時、署名に使った認証の方法、署名時のアクセス元の情報、署名済みのファイルを特定する情報（ハッシュ値など）をまとめた書類や画面を提供します。これは、署名済みのファイルの内容そのものではなく、署名の経緯を示す資料です。契約書の本体とは別のファイルとして出てくることが多いため、署名済みのファイルだけを保管して、この資料を取得しないままにすると、成立の経緯を示す材料が欠けます。

ハッシュ値とは、データの内容から計算される短い値で、データが一字でも変わると、別の値になる性質を持ちます。署名の記録にハッシュ値が書かれていれば、保管しているファイルから同じ方法で計算した値と照らして、署名時点のファイルと同じ内容かを確かめられます。電子署名法2条1項2号が求める「改変の有無の確認」も、こうした仕組みで実現されています。

サービスの解約・終了時のデータ：取り出せることを契約前に確かめる

電子契約で最も見落とされやすいのは、サービスを解約したとき、あるいはサービス自体が終了したときに、署名済みの記録がどうなるかです。民事訴訟法231条の2が、電磁的記録の提出を前提としていることを考えると、取り出せる状態を保つことは、証拠として使うための前提でもあります。法的効力のページで触れたとおり、サービス上にしか記録がない状態は、リスクになります。

印刷した写しと原本の関係：保管の条項と運用をそろえる

契約書の末尾に、「電磁的記録を原本とし、印刷したものは写しとする」という趣旨の条項を置く型は、実務で多く見られます。この条項は、どの記録を契約の正本として扱うかを定めるものです。電磁的記録を原本と決めた場合、印刷した紙は、あくまで写しであり、紙を保管しているだけでは、原本の保管にはなりません。署名の有効性や、署名後の非改変は、電磁的記録の側で確かめるものだからです。

書面で契約を結ぶ場合と電子で結ぶ場合を併記する型や、メール・チャットでの合意を認める型など、締結の条項の全体像は電子締結条項のページで扱います。紙の契約を電子に移した場合の、紙の原本の保管とスキャンの扱いは紙から電子へのページで扱います。

起きがちなこと

保管の設計は、サービスの選択の段階から始めるのが現実的です。署名の方式のページで、サービスの仕様の確認項目と合わせて見直してください。

よくあるご質問

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本ページは一般的な情報提供です。個別の契約への当てはめは、契約の種類、相手方との関係、利用する電子契約サービスの仕組みによって異なることがあります。書き方の例として紹介している内容は、契約書作成の実務の経験をもとに、一般に見られる書き方を整理した例で、特定の事業者や取引を示すものではありません。条文は e-Gov法令検索（法令API）で現行の規定を確認しています。参考: e-Gov法令検索 / 総務省 / 法務省 / 経済産業省 / デジタル庁